Trong nền kinh tế đang phát triển theo xu thế hội nhập như hiện nay, việc tham gia hội chợ quốc tế không còn là vấn đề xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể tận dụng một cách tối đa những lợi ích mà hội chợ quốc tế đem lại đang còn là vấn đề trăn trở và gặp nhiều khúc mắc của không ít doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp mắc phải những lỗi không đáng có. Dưới đây chúng tôi xin liệt kê một số mục mà các doanh nghiệp nên chú trọng khi tham gia hội chợ nước ngoài.
Bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi hội chợ diễn ra:
1. Trước hội chợ
a. Xác định mục tiêu khi tham dự hội chợ triển lãm.
Mục tiêu hay mục đích tham dự hội chợ là việc cốt yếu phải làm trước khi đưa ra quyết định có nên tham dự hội chợ triển lãm hay không. Xác định mục tiêu muốn đạt được khi tham dự hội chợ sẽ ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn hình ảnh, cách bố trí gian hàng và sản phẩm, sản phẩm mang đi triển lãm, phương thức đồ họa được sử dụng, phí bảo hiểm… của doanh nghiệp. Mục tiêu tham dự triển lãm sẽ bổ sung vào mục tiêu marketing chung của doanh nghiệp và có thể là một trong những công cụ hiệu quả để doanh nghiệp đạt được những mục tiêu lớn hơn.
b. Nên đọc tài liệu hướng dẫn khi tham dự hội chợ triển lãm.
Tài liệu hướng dẫn khi tham dự hội chợ triển lãm sẽ là tài liệu tham khảo hoàn chỉnh nhất dành cho bạn giúp bạn hiểu rõ mọi khía cạnh, vấn đề của hội chợ – lịch diễn ra các sự kiện, thông tin của đơn vị tổ chức, cách thức đăng ký tham dự, các biểu mẫu đăng ký sử dụng các dịch vụ tại hội chợ, bố trí các gian hàng, dịch vụ vận chuyển hàng hóa và cước phí, dịch vụ quảng cáo và xúc tiến bán hàng… Bạn cũng nên lưu ý tại một số hội chợ triển lãm khi đăng ký sớm có thể tiết kiệm được từ 10 – 20% so với phí đăng ký ban đầu.
c. Dành việc trang trí gian hàng trước tiên
Hãy lên kế hoạch việc trang trí gian hàng và những công việc liên quan thật sớm, có thể từ 6 – 8 tuần trước khi diễn ra hội chợ. Việc này giúp cho tất cả mọi người có liên quan bớt căng thẳng và tránh được những sai lầm không đáng có dưới áp lực của thời gian.
d.Chủ doanh nghiệp nên quan tâm đến sự chuẩn bị của nhân viên công ty.
Toàn bộ nguồn lực (thời gian, vốn…) của doanh nghiệp đều được dồn hết vào việc tham dự hội chợ triển lãm. Những nhân viên được chọn, là người đại diện cho toàn bộ doanh nghiệp. Chính vì thế, họ phải được trang bị đầy đủ thông tin và kiến thức trước khi tham dự hội chợ triển lãm ví dụ như – tại sao doanh nghiệp lại tham dự hội chợ này, sản phẩm trưng bày là gì và bạn, người chủ doanh nghiệp, mong chờ họ sẽ làm được điều gì.
2. Tại hội chợ
a. Bạn nên quan tâm đến nhu cầu của khách tham quan.
Bạn cần điều tra được nhu cầu và mối quan tâm thực sự của khách tham quan tới sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Bạn cần có các kỹ năng đưa ra câu hỏi và bạn sẽ thu hoạch những thông tin quan trọng. Vì vậy, việc chuẩn bị và đào tạo trước khi diễn ra hội chợ là việc cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải làm.
b. Phát tài liệu quảng cáo và sản phẩm giới thiệu.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các tài liệu quảng cáo hoặc sản phẩm khuyến mại . Văn hóa ứng xử và cách sử dụng ngôn ngữ là một trong những công cụ cần thiết để các nhân viên giao tiếp với khách tham quan gian hàng. Vì vậy, bạn phải lựa chọn thật kỹ những nhân viên có mặt tại gian hàng vì họ chính là người đại diện cho doanh nghiệp. Khách tham quan/ nhà nhập khẩu có thể thông qua đó mà họ đánh giá sự chuyên nghiệp trong kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
c. Bạn cần chú trọng với việc quảng cáo hàng hóa/ dịch vụ tại hội chợ.
Kể cả các nhân viên đã tham dự hội chợ triển lãm nhiều lần vẫn cần thành thạo với việc quảng cáo hàng hóa/ dịch vụ tại gian hàng. Doanh nghiệp hãy trao đổi với đội ngũ nhân viên tham dự hội chợ triển lãm và đào tạo họ mọi kỹ năng về quảng cáo và trình bày trước đám đông, giúp họ làm quen với các thiết bị và thực tập một số tình huống có thể phát sinh tại hội chợ.
d. Gian hàng cần sắp xếp nhân lực vừa đủ.
Các doanh nghiệp thường cử một số nhân viên có mặt tại gian hàng nhằm thu thập thông tin mới nhất có liên quan đến ngành hàng mình quan tâm. Vì vậy chủ doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên chủ động tiếp cận với khách hàng tại hội chợ, hỏi thêm thông tin về sở thích, loại hình doanh nghiệp, vị trí, chức năng của khách trong công ty. Có được những ý kiến của khách thăm quan gian hàng sẽ giúp các đơn vị trưng bày triển lãm định hướng được nội dung sẽ bàn bạc sau đó.
3. Sau hội chợ
a. Nên quan tâm đến khách tham quan/ nhà nhập khẩu sau khi kết thúc hội chợ.
Rất ít khi công ty có thể đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng ngay tại hội chợ. Khách thăm quan thường tới hội chợ để nắm bắt sự phát triển về sản phẩm và công nghệ mới, gặp gỡ những đối tác hiện tại cũng như để liên hệ tìm kiếm những đối tác tiềm năng mới. Sau khi thăm quan hội chợ, họ thường bị quá tải về lượng thông tin thu thập được – họ có thể dễ dàng quên đi những cuộc tiếp xúc đã diễn ra.
Để đi đến ký kết hợp đồng sau khi đã có tiếp xúc trực tiếp thì điều vô cùng quan trọng là phải có các hoạt động được triển khai hiệu quả, nhanh chóng và thích hợp sau khi diễn ra hội chợ.
b. Phải đánh giá hiệu quả sau khi tham dự hội chợ triển lãm.
Việc đánh giá hiệu quả tham dự hội chợ triển lãm sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những biện pháp cải thiện cho lần tham dự sau. Không hội chợ nào giống hội chợ nào, mỗi lần tham dự bạn sẽ gặp những trở ngại và khó khăn khác nhau. Hãy lập kế hoạch để nhân viên công ty đánh giá hiệu quả sau khi tham dự hội chợ triển lãm.
